入社手続きで必要な書類は、大きく ①会社が本人から集めるもの、②本人に渡すもの、③会社が役所へ提出するもの の3つに分けて考えると整理しやすくなります。本記事ではこの3つに沿って、必要書類をチェックリスト形式でまとめます。
① 本人から提出してもらう書類
入社する本人に準備・提出してもらう書類です。社会保険・雇用保険・税金の手続きに使うため、入社初日までにそろえてもらうとスムーズです。
| 書類 | 主な用途 | 備考 |
|---|---|---|
| マイナンバー（個人番号） | 社会保険・雇用保険・税の届出 | 本人＋扶養家族の分。番号確認書類で確認 |
| 基礎年金番号がわかるもの | 厚生年金の加入手続き | 年金手帳・基礎年金番号通知書など |
| 雇用保険被保険者証 | 雇用保険の加入手続き | 前職がある人のみ。番号を引き継ぐ |
| 給与所得者の扶養控除等申告書 | 所得税（源泉徴収） | 入社時に記入してもらう |
| 前職の源泉徴収票 | 年末調整 | 同年内に前職がある人のみ |
| 給与振込先の口座情報 | 給与の支払い | 通帳コピー等 |
| 扶養家族の情報・続柄がわかる書類 | 健康保険の被扶養者手続き | 扶養に入れる家族がいる場合 |
会社によっては、年金手帳・健康診断書・住民票記載事項証明書・身元保証書・誓約書などを追加で求めることもあります。何を集めるかは自社の運用に合わせて決めましょう（マイナンバーは利用目的の明示・厳重管理が必要です）。
② 会社が本人に渡す書類
採用が決まったら、会社から本人へ交付する書類です。とくに 労働条件の明示は法律上の義務 です。
- 労働条件通知書（兼 雇用契約書） … 労働基準法で交付が義務。給与・労働時間・休日などを明示します。必須の記載事項はこちら
- 雇用契約書（合意の証拠を残す書面。通知書と兼ねる形が一般的）
- 就業規則（10人以上の事業場は必須。作成・周知の義務）
- 各種社内規程・誓約書・身元保証書（必要に応じて）
労働条件通知書は 働き始める前〜入社時まで に渡すのが原則です。当事務所の無料ツールなら、明示すべき項目があらかじめ入った「兼用書面」をすぐ作成できます。
③ 会社が役所へ提出する届出と期限
社会保険・雇用保険の加入手続きです。期限が短いため、入社が決まったら早めに準備しましょう。
| 届出 | 提出先 | 期限 |
|---|---|---|
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 | 年金事務所（または健保組合） | 入社日から5日以内 |
| 被扶養者（異動）届 | 年金事務所（または健保組合） | 扶養家族がいる場合、資格取得届と同時 |
| 雇用保険 被保険者資格取得届 | ハローワーク | 入社日の翌月10日まで |
それぞれ 加入の条件（労働時間・日数・見込み期間など） を満たすかどうかの判定が必要です。週20時間・月額88,000円・2か月超の見込みといった要件は、雇用形態や働き方によって変わります。
加入条件はツールで判定できます
「このパートさんは社会保険に入れる？」「雇用保険はどこから？」といった判定は、Yes/No形式で進められる 入社手続きガイド が便利です。会社の届出・本人の準備物も自動で出し分けます。
入社手続き 必要書類チェックリスト
- □ 労働条件通知書（兼 雇用契約書）を作成・交付した
- □ マイナンバー・基礎年金番号・雇用保険被保険者証を回収した
- □ 扶養控除等申告書を記入してもらった
- □ 給与振込口座・前職の源泉徴収票を確認した
- □ 社会保険の資格取得届を5日以内に提出した
- □ 雇用保険の資格取得届を翌月10日までに提出した
- □ 扶養家族がいる場合、被扶養者届を提出した
よくある質問
入社書類は入社日より前に集めてよいですか？
はい。マイナンバーや口座情報などは、内定後〜入社日までに集めておくと、資格取得届の期限（社保は5日以内）に間に合わせやすくなります。
パート・アルバイトでも社会保険・雇用保険は必要ですか？
労働時間・日数などの条件を満たせば加入が必要です。条件は 扶養の条件 や働き方によって変わるため、入社手続きガイドで判定するのが確実です。パート特有の労働条件の明示は こちらのコラム も参考にしてください。
本記事は一般的な情報提供であり、個別事案への適合性を保証するものではありません。具体的なご相談は 酌井社労士事務所 へどうぞ。